Dla radców prawnych kwalifikowany podpis elektroniczny jest doskonałym uzupełnieniem ich pracy. Z powodzeniem znajdzie swoje zastosowanie w reprezentowaniu klientów, którzy przebywają w innym kraju, a prowadzą biznesy w Polsce. Kwalifikowany podpis elektroniczny posiada taką samą moc prawną jak odręczny podpis. Dzięki niemu można przyspieszyć proces podpisywania umów czy obieg dokumentów. Taki podpis redukuje koszty korespondencji papierowej, mianowicie zużycie papieru, tuszu czy koszty pocztowe.
Głównymi zastosowaniami podpisu w kancelarii prawnej możemy zaliczyć:
- Prowadzenie dokumentacji wewnątrz kancelarii (korespondencja między personelem/wspólnikami, archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej).
- Wydawanie na życzenie klienta dokumentów w formie elektronicznej mających równoważną moc jak podpis odręczny.
- Reprezentowanie klienta w sprawach dotyczących spółki/działalności – wymaga odpowiedniego pełnomocnictwa i zgłoszenia do organów.
- Komunikacja z sądami w imieniu klienta – również wymaga pełnomocnictwa.
- Zawieranie umów cywilnoprawnych.
- Załatwianie spraw urzędowych.
- Reprezentowaniu klienta w sprawach sądowych oraz urzędowych.
- prowadzeniu akt pracowniczych w formie elektronicznej.
Certyfikat nie powinien się niczym różnić od standardowego podpisu kwalifikowanego. W związku z pełnioną funkcją rekomendowane jest wprowadzenie danych dodatkowych, dotyczących pełnionej funkcji np. „Adwokat”, „Radca Prawny”. Wiąże się to jednak z konsekwencjami ograniczenia użycia wyłącznie do celów biznesowych.
Art. 22 Ustawy o radcach prawnych
„Dane do składania podpisu w elektronicznym postępowaniu upominawczym”
- Dane do składania podpisu elektronicznego na potrzeby elektronicznego postępowania upominawczego są udzielane radcom prawnym po złożeniu stosownego wniosku za pośrednictwem właściwej rady okręgowej izby radców prawnych.
- Dopuszcza się również komunikowanie się radcy prawnego z sądem w elektronicznym postępowaniu upominawczym przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
- Wnioski radców prawnych o udzielenie danych wskazanych w ust. 1 złożone do właściwej rady okręgowej izby radców prawnych będą przesyłane właściwemu sądowi wraz z potwierdzeniem udziału (zrzeszenia) radcy we właściwej okręgowej izbie radców prawnych. Osoby zamierzające komunikować się z sądem w sposób wskazany w ust. 2 zawiadamiają o tym sąd za pośrednictwem właściwej rady okręgowej izby radców prawnych, podając dane do weryfikacji podpisu elektronicznego.
- Informacje, o których mowa w ust. 3, właściwa rada okręgowej izby radców prawnych przesyła sądowi w terminie 14 dni od daty złożenia wniosku.”
